01
Postfächer & Rollen
E-Mail, Verteiler, Shared Mailboxes und Zuständigkeiten werden nachvollziehbar aufgebaut.
Office-Struktur für den Arbeitsalltag.
Office-Organisation entscheidet, ob digitale Arbeit klar bleibt oder jeden Tag neu erfunden wird. Dieser Bereich bündelt Postfächer, Dateien, Zusammenarbeit, Rollen und einfache Betriebslogik.
Einordnung
Was dieser Bereich bündelt.
02
Dateien & Zusammenarbeit
Ablagen, Freigaben und Arbeitsbereiche werden so strukturiert, dass sie später nicht zur Sucharbeit werden.
03
Alltag statt Toolshow
Im Mittelpunkt steht nicht die maximale Tool-Liste, sondern eine digitale Organisation, die jeden Tag funktioniert.
Routen
Vertiefende Seiten.
Go-Live-Kontext
Dieser Bereich wird gezielt weiter ausgearbeitet.
- Geeignet für neue Strukturen und für gewachsene Ablagen mit Reibungsverlust.
- Rollen und Berechtigungen werden bewusst und nicht zufällig verteilt.
- Der Bereich ist als belastbarer Einstieg für Ordnung, Rollen und Zusammenarbeit vorbereitet.
Beispielhafte Inhalte
Mögliche Ausprägungen.
Microsoft 365
Postfach- und Rollenstruktur
Beispielhafte Ordnung von Postfächern, Zuständigkeiten und Verteilerlogik für einen kleinen Betrieb.
- Funktionspostfächer und persönliche Konten trennen
- Zugriffe nachvollziehbar dokumentieren
- Übergaben und Stellvertretungen berücksichtigen
Ablage
SharePoint- und Dateiordnung
Beispielhafte Struktur für Dateien, Arbeitsbereiche und langfristig auffindbare Unterlagen.
- Arbeitsordner von Archivbereichen trennen
- Benennung und Ablagelogik vereinheitlichen
- Berechtigungen nicht zufällig wachsen lassen
Alltag
Digitale Arbeitsroutine
Beispielhafte Routine, damit digitale Ordnung nicht nur beim Aufräumen funktioniert.
- regelmäßige kurze Prüfung
- klare Zuständigkeit für Ablagebereiche
- einfache Regeln für neue Dokumente
Office & Organisation
Office-Struktur beginnt mit Ordnung.
Für den ersten Schritt reicht eine grobe Beschreibung der aktuellen Ablage-, E-Mail- oder Zusammenarbeitsstruktur.